O que é SMTP e qual a relação dele com o Mautic

O email já ficou tão comum nas nossas vidas que na maior parte do tempo nem lembramos que esse nome significa “correio eletrônico” (Eletronic Mail, em inglês). Nessa mesma analogia, o SMTP é como se fosse o sistema dos correios para a entrega de mensagens eletrônicas.

A sigla SMTP vem do inglês Simple Mail Transfer Protocol, ou Protocolo de Transferência Simples de Correio. Mas afinal, o que é esse protocolo SMTP e o que ele tem a ver com o Mautic?

O que é SMTP?

O protocolo SMTP é uma forma de padronizar a comunicação via email. Voltando no exemplo dos correios: já parou para pensar em como um carta que diz “Destinatário:” em português sai do Brasil e chega para a pessoa nos Estados Unidos, onde se diria “To:”? 

Os padrões (protocolos) permitem que diferentes países, empresas, serviços e etc consigam se comunicar, mesmo que cada um “fale uma língua”. O SMTP é como se fosse o “idioma” para quem quer entregar emails.

Você não leu errado. O SMTP é o protocolo para a entrega, porque na hora de receber existem outros protocolos, o POP3 e o IMAP – falaremos deles mais adiante, mas para sua automação de marketing você não precisa pensar neles.

Como funciona o SMTP?

Assim como os correios, para poder entregar um email o SMTP precisa de algumas informações: quem está fazendo esse envio, para onde levar essa mensagem, e, claro, que mensagem é essa (carta dentro do envelope). Mas não é só entregar: é preciso garantir a segurança – por exemplo, que o envelope chegue lacrado.

Assim como não é possível mandar uma carta sem Correios (com carteiros profissionais, agências, caixas de coleta, etc), também não é possível enviar emails sem o SMTP. Quando você usa um Gmail, por exemplo, você não “vê” esse protocolo, mas nos bastidores é ele quem carrega seus emails do seu celular ou computador até as pessoas para quem você escreve.

Protocolo, cliente e servidor SMTP

Para entender um pouco melhor como é esse trajeto do email entre apertar o botão “enviar” e aparecer a notificação de novo email, é preciso entender alguns outros processos e atores. Você pode pular essa seção, se não tiver interesse nessas minúcias, e ler sobre o SMTP e automação de marketing com Mautic.

Assim como o protocolo SMTP é o “idioma” para a troca de emails, você pode cruzar na internet com os termos cliente SMTP e servidor SMTP. Eles são duas máquinas envolvidas no caminho que seu email faz.

O cliente SMTP é o aplicativo de celular ou programa de computador que você usa para enviar e receber emails. Exemplos comuns são o Microsoft Outlook, o Apple Mail e o Mozilla Thunderbird. Com esses softwares, você pode ver seus emails offline, o que significa que seus emails foram baixados para aquele dispositivo.

Se para ler você precisa baixar, para enviar emails você precisa, com o perdão da redundância, enviar da sua máquina (celular ou computador) para a do destinatário. Isso é feito pela internet, ok, mas dentro da internet quem cuida dessa tarefa é o servidor SMTP.

O servidor SMTP é um máquina (ou um conjunto de computadores) que só faz isso o dia inteiro: envia emails. Soa como um bocado de trabalho, não é? E é justamente por isso que, via de regra, um servidor SMTP não fica junto com um servidor de qualquer outra coisa: para que ele possa ter agilidade, confiabilidade, etc.

POP3/IMAP e SMTP: o que significa essa sopa de letrinhas?

Você deve ter notado que até aqui só falamos sobre enviar emails. Mas e como a pessoa recebe lá do outro lado, no computador ou celular dela?

Para receber emails, existem os protocolos POP3 e IMAP (Post Office Protocol versão 3 e Internet Message Access Protocol, respectivamente). Assim como o SMTP, esses protocolos são padrões de comunicação, como um “idioma” para receber emails.

Também como o SMTP, se você acessa um webmail como Gmail ou Hotmail, você não “enxerga” esses protocolos em ação, mas eles estão lá, atuando nos bastidores. No webmail, cada vez que você faz login o próprio Gmail ou Hotmail já, digamos, faz essa configuração para você.

Já se você quer usar um cliente de email – por exemplo, usar o programa Outlook no seu computador do trabalho –, aí você precisa inserir essas informações na hora de configurar o programa. 

O que o SMTP tem a ver com Mautic e automação de marketing?

Muito bem, até aqui falamos bastante sobre o aspecto de tecnologia do SMTP. Mas por que uma pessoa de marketing precisa saber o que é SMTP para fazer automação de emails?

Primeiro, porque sem um SMTP você não consegue enviar email marketing – nem nenhum email, na verdade. Depois, porque o SMTP, como já falamos, é responsável também pela segurança na entrega de mensagens, o que pode impactar e muito a sua estratégia de automação de email marketing ou de emails transacionais.

Vamos ver em mais detalhes como esses aspectos influenciam sua estratégia de marketing digital.

Volume (quantidade) de envios de email marketing

Diferente do seu email pessoal, em que você manda mensagens para uma ou algumas pessoas por vez, na automação de marketing você envia centenas ou milhares de emails de uma vez só. E esse volume de envios isso liga um grande sinal de alerta em emails como Gmail ou Hotmail.

Isso porque, se você está enviando o mesmo email para centenas de pessoas, pode ser que essa mensagem seja spam. Pense bem: qual foi o último email para família ou amigos em que você incluiu tanta gente?

Se seu objetivo é enviar muitas mensagens, você precisa de um servidor SMTP. Porque esse servidor não apenas vai autorizar esse envio, como vai fazer com que os recipientes (Gmail, Hotmail, etc) saibam que aquilo é, sim, uma mensagem em massa (para várias pessoas ao mesmo tempo). E tudo bem.

O servidor SMTP, de carta maneira, “avisa” os ISPs como Gmail de que aquele email faz parte de uma automação. É como dizer: “oi, Gmail, esse email para meunome@gmail.com faz parte de uma lista de emails, várias pessoas vão receber um igual, porque pediram”.

Proteção de dados (LGDP) e bloqueio de spam

Se você leu com atenção a última frase, vai ver que ela termina indicando que as pessoas que estão recebendo suas mensagens de email marketing aceitaram conversar com você. Ou seja, você não está escrevendo porque “achou” o endereço de email (ou seja, spam), e sim porque o dono ou a dona da conta passou esse contato e aceitou receber suas mensagens.

Aqui nessa explicação usamos uma linguagem simples como se fossem duas pessoas conversando, mas os ISPs (como Gmail, Hotmail) usam softwares para verificar essas informações. Ou seja, eles identificam uma série de comportamentos e usam esses dados para enviar seu email para a caixa de spam ou direto para a lixeira.

O SMTP e o tal do IP

Mais uma sigla?! Sim, e mais um protocolo: Internet Protocol Access, ou protocolo de acesso à internet. Em outras palavras: o IP é o endereço de conexão de uma máquina (celular, computador, servidor, etc) à internet. Se você vir os nomes IPv4 e IPv6, são referências a versões do IP.

Quando você acessa um site como powertic.com e abre a página da empresa, esse endereço www é apenas um “apelido”, um nome fácil de lembrar. Mas o que você vê na sua tela “mora” em lugar com um endereço tipo 255.123.456.789. 

Já imaginou ter que lembrar de um número desses cada vez que você quisesse entrar em uma rede social, site de compras ou webmail? O apelido é bem melhor, concorda?

IP dedicado para servidor SMTP

O endereço de IP, assim como o endereço da sua casa, pode ser dedicado (exclusivo) ou compartilhado. Seguindo a analogia: você pode morar sozinha(o) numa casa na rua Tal, número X. Ou pode ser um prédio enorme, em que no mesmo X da rua Tal moram mais de 500 pessoas. 

Além disso, você pode morar com mãe, irmã, esposa, prima, amiga, etc. E aí, mesmo que o endereço de vocês seja Rua Tal, número X, apartamento Y, ainda assim existe mais de um morador naquele imóvel. 

A decisão de ter um IP dedicado para o seu servidor SMTP tem implicações práticas grandes. A principal delas é que você tem controle sobre o comportamento do seu IP, ou seja, consegue garantir que de jeito nenhum vai sair spam dele – ou, se sair, foi porque você enviou.

No entanto, ter um IP dedicado também significa um investimento maior. Usando a analogia de antes, dividir o aluguel sai mais barato do que quando uma pessoa paga tudo sozinha, certo? Essa decisão, então, passa pelo tamanho da empresa, o volume de envios, e a quantidade de contatos, entre outros aspectos.

Com um servidor SMTP compartilhado, você ainda mantém algum controle, embora não absoluto. Serviços como Amazon SES (Simple Email Service), Elastic E-mail, Sparkpost e SendGrid, que oferecem essa opção, tendem a ter controles internos para garantir que os IPs não fiquem com má reputação – o que ajuda a evitar que o email que você, cliente, envia vá parar no spam.

Troca de SMTP com Mautic

Se você reparou, citamos diferentes servidores de SMTP, e essa variedade é uma das vantagens do Mautic sobre outras plataformas de automação de marketing. Isso porque, no Mautic, a ferramenta e o SMTP são partes diferentes do mesmo todo.

Como em outros serviços, os servidores de SMTP têm diferentes características, como preço, segurança e disponibilidade. A troca de um servidor de SMTP para outro no Mautic, assim, fica a critério de cada empresa, e de cada momento da estratégia de marketing.

A troca do SMTP pode afetar a entregabilidade, por exemplo, ao mover as operações para um servidor mais seguro ou mais veloz. Também, como já mencionamos, em função do volume de envios de emails, essa é uma opção interessante do Mautic.

Cuidados com o SMTP na automação de marketing

Uma última questão que vale pontuar é que nada disso que comentamos até aqui é estático. Empresas podem entrar e sair de listas de spam, alguns emails que você envia podem ser marcados como Promoção ou como spam e outros não, e por aí vai.

Existem vários fatores que influenciam essas mudanças de comportamento e percepção. Algumas delas têm relação com a pessoa que recebe os emails: por exemplo, quanto mais você abre mensagens de um remetente, maior a chance de o Gmail ou Hotmail perceberem que essas mensagens são importantes pra você.

Mas muitos fatores relacionados à entregabilidade têm a ver com a configuração do SMTP e do programa ou serviço que você usa para operar sua automação de marketing. Quem tem um Mautic gerenciado não precisa se preocupar com essa parte, mas se você quiser ir mais fundo, deixamos alguns links de outras sopas de letrinhas envolvidas nesse processo: DKIM, DMARC, SPF e MX. 

Bounces

Bounces ou retornos são emails que voltam porque não conseguem ser entregues. Soft bounces ocorrem quando o problema é temporário – caixa cheia, instabilidade no servidor. Se não rolar na primeira tentativa, é possível tentar reenviar o email. 

Já hard bounces ocorrem quando o email não existe (mais) e nunca será possível entregar essas mensagens. Esses bounces são mais críticos e os contatos não devem ser contatados outra vez.

Os ISPs como Gmail e Hotmail entendem que, se você continua mandando emails para alguém que não existe, é porque você (1) ou não cuida da sua lista de contatos, o que é ruim; (2) ou você comprou os emails e não tem autorização para falar com essas pessoas – afinal, pessoais reais têm emails reais.

Nesse sentido, a validação de emails já ajuda bastante. Isso porque permite filtrar emails inexistentes antes mesmo de eles gerarem um hard bounce. Mas a validação deve vir acompanhada de outras técnicas.

Cuidar dos bounces e manter uma lista de contatos higienizada é essencial para manter uma boa reputação para sua empresa junto a servidores de email como Gmail e Hotmail. Se seus contatos são corporativos, mais ainda, porque empresas costumam ter regras mais rígidas contra spam.

Temos aqui no blog tutoriais para você configurar os bounces na Amazon SES, no Sendgrid e no Sparkpost.

Cancelamento de inscrição (unsubscribe)

Na mesma linha dos bounces, cuidar das pessoas que cancelam a inscrição (em inglês, unsubscribe) nas suas mensagens é essencial para manter uma boa reputação de envio de emails. Para além da GDPR ou da LGPD, continuar “puxando assunto” com quem já disse que não quer falar com você é um grande tiro no pé.

Além de ir direto no spam ou na lixeira, seu IP pode entrar em blacklists. Essas listas são consultadas por vários IPSs e prejudicam sua entregabilidade.

Campanhas vs emails transacionais

Emails transacionais são aqueles enviados para apenas uma pessoa, em referência a uma transação comercial. Emails como “Sua compra foi confirmada” ou “Você não concluiu sua compra” são exemplos. 

Já emails em massa (bulk) ou de campanha vão para várias pessoas ao mesmo tempo, ou seja, para uma lista de contatos/leads. Pense em newsletters ou mensagens de Natal ou Dia das Mães.

Se você “sujar” sua reputação com os emails de campanha, corre o risco de que suas mensagens transacionais acabem marcadas como spam, mesmo sendo enviadas de uma em uma. E isso prejudica o negócio, sobrecarrega o atendimento e ainda causa desconforto no cliente que ficou sem receber as informações da compra.

E aí, ficou mais clara a importância do SMTP para a automação de marketing? Se você é cliente Powertic, não precisa se preocupar com a configuração do SMTP porque fazemos tudo isso para você. Mas se não for, recomendamos ler esse post sobre como configurar no Amazon AWS SES, o serviço mais barato do mercado em 2022.

Se ainda tem dúvidas, comenta aqui embaixo que nossa equipe de especialistas te ajuda! Até a próxima.