Como fazer email marketing: 13 passos para começar

Antes de começar, quero dizer uma coisa: todo mundo pode fazer um email marketing. Não importa o tamanho do seu negócio, a dica mais importante não é exatamento sobre como fazer email marketing, mas em ter algo a dizer nessas mensagens.

Nos 13 passos a seguir, vou dar algumas sugestões de como você pode começar hoje mesmo a manter um contato regular com clientes e possíveis clientes. Existem várias opções de email marketing para quem está começando, mas em todas elas você deve ter em mente que quem está do outro lado da tela é uma pessoa como eu e você.

O que quero dizer com isso é que ninguém quer “ouvir abobrinha” nem perder tempo com coisas sem importância. Para chamar a atenção de alguém, é preciso ter o que dizer.

Por isso, essa é a parte mais relevante de qualquer estratégia de marketing digital. Além, é claro, de falar com as pessoas certas.

Ainda faz sentido usar email na estratégia de marketing?

Com tantas redes sociais e aplicativos como WhatsApp e Telegram, ainda faz sentido falar de email? Faz sim, e muito! Segundo a pesquisa Connected Customer de 2021, 65% das pessoas preferem ser contatadas por email.

Isso não significa que você não possa, por exemplo, usar o WhatsApp ou o SMS como meio de comunicação. Mas mesmo que esse seja o caso, uma boa parte dos princípios que listamos aqui continuam válidos.

Além disso, antes de começarmos de fato a fazer um email marketing, vale ressaltar que este passo-a-passo pode ser usado em diferentes momentos da sua empresa e da sua estratégia de marketing. Em outras palavras, você pode começar aos poucos e ir profissionalizando as áreas à medida que seu negócio for crescendo.

Passo-a-passo para fazer um email marketing:

1. Crie uma lista de contatos
2. Escolha uma ferramenta para enviar seus emails (veja opções)
3. Conheça sua marca e encontre a sua voz
4. Planeje os assuntos sobre os quais deseja falar
5. Desenhe uma estratégia de marketing digital (é mais fácil do que parece!)
6. Cuide da sua lista de emails e respeite seus clientes
7. Reserve um tempo para responder as pessoas
8. Aprenda com seus clientes
9. Fique de olho em oportunidades de venda
10. Esteja aberto(a) a mudanças de planos
11. Busque oportunidades de separar seus clientes em grupos (segmentação)
12. Considere as opções para ampliar o seu conteúdo
13. Pense grande e olhe para o futuro do seu negócio

Infográfico: passo-a-passo de como fazer email marketing

Vamos detalhar o passo-a-passo de como fazer email marketing a seguir, mas você já pode usar esse infográfico como guia:

1. Crie uma lista de contatos

Pode parecer óbvio, mas se você quer manter contato com muita gente ao mesmo tempo, ter uma lista dessas pessoas é essencial. Para criar uma lista de contatos de email marketing, o ideal é utilizar uma plataforma de automação.

Existem diferentes plataformas de email marketing disponíveis hoje em dia, como Mautic, RD Station, Active Campaign, MailChimp, etc. Em algumas, se você ainda está no começo, pode criar uma conta grátis.

Você também pode criar essa lista em serviços de CRM, como o HubSpot, em uma tabela, com Excel ou Google Sheets, ou mesmo em um gerenciador como o Google Contatos. O importante aqui é que você tenha os dados desses clientes e possíveis clientes salvos em um único local e de maneira organizada.

Mais do que a tecnologia que você vai usar, para criar uma lista de contatos é preciso que seus clientes ou pessoas interessadas autorizem que você fale com elas (LGPD). Você pode criar, por exemplo, um formulário para as pessoas que quiserem receber seus emails/mensagens de WhatsApp, ou se tiver uma loja física pode preencher os dados em papel e depois passar para o computador.

A lista de contatos é o primeiro passo para que você consiga manter um relacionamento com seus clientes. Afinal, como você vai ligar para alguém se não tem o telefone da pessoa?

Personas: conheça seus clientes

Vale abrir um parêntese aqui para ressaltar que, no marketing, a busca é sempre por conversão em vendas, ou seja, resultados para o seu negócio. Nesse sentido, é essencial ter uma persona, um cliente ideal em mente.

Criar essa persona é um trabalho detalhado, mas que recomendamos fortemente que você realize no início, quando está planejando sua estratégia de marketing. Mesmo que em princípio você tenha uma lista de contatos mais genérica, ter a persona vai ajudar você a seguir os passos que vêm na sequência de criação de seu email marketing.

2. Escolha uma ferramenta para enviar seus emails

A maioria das plataformas de automação de marketing oferecem algum tipo de serviço de envio de emails. Em inglês, a sigla para esse serviço é ESP, que literalmente significa “provedor de serviço de email”.

De forma resumida, o serviço de email serve para indicar a provedores como Gmail, Hotmail, Yahoo!, etc quem é o remetente daquela mensagem: é uma loja Tal, que tem uma forma de contatar, que pediu pras pessoas antes de mandar email para elas, e assim por diante.

Dependendo da plataforma de automação que você escolher, essa parte pode já vir toda prontinha e você só insere seus dados. Em outros casos, você precisa fazer outros cadastros e “desenrolar” alguns fatores – essas ferramentas que parecem mais complicadas no início tendem a desempenhar melhor ao longo do tempo.

Posso enviar email marketing do meu email pessoal?

Muita gente que está começando a fazer um email marketing se pergunta se pode usar o próprio email para fazer isso. Poder, até pode. Mas o risco é grande de algum Gmail da vida começar a notar que em vez de “falar com amigos”, você está escrevendo para 20, 50, 100 pessoas por vez.

A questão maior é: se existem ferramentas de email marketing apropriadas gratuitas ou de baixo custo para quem está começando, por que não usá-las? A recomendação é sempre buscar uma plataforma de automação, mesmo que seja a versão com menos recursos ou que exija mais tempo de aprendizado. Afinal, hoje você pode ter uma lista de 20 emails, mas a ideia é crescer, certo?

Aliás, vale ressaltar que ter uma ferramenta de email marketing ajuda muito a ampliar sua lista de contatos. Especialmente para quem não tem site, ou opera mais focado em redes sociais, a maioria das plataformas de automação permite criar landing pages ou formulários de maneira rápida e prática.

3. Conheça sua marca e encontre a sua voz

Assim como as pessoas têm características diferentes, as marcas também têm. Por exemplo, você não fala com as amigas numa festa da mesma forma que fala com a diretora da empresa em uma reunião importante. Por isso, você deve pensar em qual é a voz da sua marca.

Usando o mesmo exemplo, vamos pensar de forma exagerada: se você chegar na reunião importante falando palavrões e gírias, provavelmente vai passar uma impressão ruim. Mas se no meio da festa soltar uma palavra como “peremptoriamente”, também vai ficar parecendo uma pessoa esnobe, certo?

Sua marca pode adotar um jeito mais livre, leve e solto de falar, ou pode ter uma postura mais formal nas comunicações. Quem determina isso? Em parte, você, mas na maioria das vezes, os seus clientes: você deve falar a língua deles.

Reflita sobre como as pessoas que já compraram de você – ou mesmo as que acabaram não comprando – conversam durante as negociações. Pense em aspectos como:

• formalidade: são pessoas que falam de modo mais formal ou mais natural?
• vocabulário: usam palavras rebuscadas, conceitos específicos do seu segmento de atuação? demonstram preconceito contra outros tipos de abordagem?
• quantidade: falam bastante ou vão mais direto ao ponto? falam de maneira geral ou se atêm a pequenos detalhes?
• receptividade: são mais pessoais, contam histórias fora do âmbito profissional? ou mantêm bem separadas as relações de negócios?

Essas são apenas algumas perguntas que você pode se fazer olhando para as vendas que já fechou até aqui.

Vale ressaltar: essa “voz” que você está modulando para usar ao fazer um email marketing também vai ser usada para outros canais de comunicação, como WhatsApp e redes sociais.

4. Planeje os assuntos sobre os quais deseja falar

Quando você fizer as reflexões sobre como seus clientes atuais interagem com você, vai acabar pensando também nos assuntos sobre os quais vocês conversam. Claro, o principal deles é o produto ou serviço que você oferece.

Mas vamos além do óbvio: quais são as principais perguntas que você costuma responder sobre seu produto ou serviço? Qual é a principal dúvida das pessoas que estão indecisas ou que acabam não comprando?

Vamos mais longe ainda. Todo negócio tem um lado, uma vantagem, um diferencial que não é tão conhecido. Por exemplo: “as pessoas não se dão conta de que o tempo investido no marketing vale a pena porque aumenta as vendas”. Opa, se as pessoas “não se dão conta”, está aí uma oportunidade de conteúdo para você: faça elas se darem conta!

Explicar o que é, como funciona, para que serve, qual a vantagem do seu produto ou serviço é uma excelente maneira de trazer novos clientes – muitas vezes clientes que você nem esperava. E você pode até dar um passo para trás e explicar esses aspectos do seu segmento, de forma mais ampla.

A ideia ao planejar seu conteúdo de marketing é usar sua experiência com outros clientes para fazer novas vendas. É pegar o cliente pela mão, de quando ele nem te conhece ainda até fazer a primeira (e a segunda, e a terceira) compra.

5. Desenhe uma estratégia de marketing digital (é mais fácil do que parece!)

Se você não pulou este tópico, já começou bem. Muita gente acha que estratégia é para quando se é grande, quando se tem milhares de clientes, ou quando se tem uma equipe dedicada. Mas isso não é verdade: todo negócio precisa de e pode fazer uma estratégia de marketing.

Claro, quanto maior o seu negócio, mais aspectos você vai ter que levar em consideração, e possivelmente mais pessoas vão precisar trabalhar com você para dar conta do serviço. O que não significa dizer que você não deve pensar desde o início sobre onde está agora e onde quer chegar lá na frente.

Na verdade, se você reparar bem, você já tem um “rascunho” de estratégia na sua cabeça. Sempre que você pensa algo como, “tenho que fazer um post no Instagram sobre isso”, isso já é uma estratégia. Já é você compreendendo que há uma novidade importante, que precisa ser divulgada para as pessoas, e que pode trazer mais vendas para o seu negócio.

Temos um conteúdo super detalhado com tudo o que você precisa saber para criar sua estratégia de marketing digital. Para resumir, você deve levar em conta:

• O seu público-alvo e seu cliente ideal (persona);
• Onde esse público está no mundo digital;
• Como essas pessoas encontram o seu negócio;
• Quais conteúdos interessam aos seus clientes;
• Como é o funil de vendas do seu negócio (etapas até fazer a venda);

6. Cuide da sua lista de emails e respeite seus clientes

Esse ponto é chave na hora de fazer um email marketing: cuidar da sua lista de contatos. Dependendo do seu segmento de atuação, o ciclo de vida dos clientes é diferente, e é preciso estar atento para só falar com pessoas que querem te ouvir.

Mandar spam ou encher a caixa de entrada de quem já deixou claro que não quer mais receber suas mensagens é péssimo para o seu negócio. Faz parte da estratégia de marketing saber ouvir seus clientes – mesmo se eles estão dizendo que não querem mais ouvir falar de você.

7. Reserve um tempo para responder as pessoas

Além de ouvir as pessoas com quem você conversa, você deve respondê-las. Esse é um fator que muita gente esquece, mas como seres humanos nós queremos interagir com outras pessoas.

Se você vai iniciar uma conversa, esteja preparada(o) para dar seguimento. Afinal, o objetivo do marketing é aumentar suas vendas, certo? Então é preciso ter em mente que as suas mensagens vão trazer respostas, dúvidas ou mesmo críticas exatamente das pessoas para quem você quer vender.

Muitas empresas perdem oportunidades de negócio por demorarem tempo demais para responder os clientes. Ou pior: simplesmente não respondem porque nem veem as interações. Seja por email, em redes sociais ou no WhatsApp, lembre-se que toda vez que você falar com alguém, essa pessoa pode te responder e você vai precisar continuar a conversa.

8. Aprenda com seus clientes

Veja como todos esses passos de como fazer email marketing estão conectados: você primeiro criou a lista de pessoas com quem falar, escolheu a ferramenta, a sua voz, o seu assunto, iniciou uma conversa, e agora está mantendo contato. E nessa interação, você tem muito a aprender com seus clientes.

Se você está recebendo perguntas, isso pode servir de insumo para novos conteúdos – ou pode indicar que algo no seu site ou no seu conteúdo não está ficando claro para esses clientes. Críticas e sugestões servem sempre para ajudar a ajustar o comportamento.

Ouvir seus clientes, ler os emails com atenção, responder as dúvidas com detalhe, tudo isso ajuda você a identificar pontos fortes e fracos do seu negócio. Quanto mais você oferecer o que as pessoas querem comprar, maior a chance de você fechar a venda.

Esse conhecimento do que seus clientes querem, do que eles pensam e sentem é importante tanto para a estratégia de marketing quanto para a equipe de vendas. Uma plataforma de marketing pode ajudar muito também aqui.

9. Fique de olho em oportunidades de venda

Se você estiver mesmo disposto(a) a aprender com seus clientes, você pode ir muito mais longe. Ouvindo o que seus clientes e prospects dizem, você pode encontrar novas oportunidades de negócio.

Imagine uma doceria que recebe encomendas. É provável que as pessoas queriam saber os sabores disponíveis, e que também perguntem se o sabor X ou Y está no cardápio. Se várias pessoas pedem um sabor que não está no menu, existe uma oportunidade de incluir essa opção e ver o quanto ela agrada a clientela.

Aliás, se a essa doceria agora tem um sabor muito pedido, por que não mandar uma mensagem para quem já fez outras encomendas? Exemplo: “Oi, Fulano, o sabor que você tanto queria agora está no cardápio!”.

10. Esteja aberto(a) a mudanças de planos

Décadas atrás, recebíamos cartas em papel e ouvíamos música em CD. Essas coisas ainda existem, mas vamos combinar que nossos hábitos mudaram. Marketing e vendas são setores que precisam sempre estar abertos a mudanças de planos.

Se voltarmos ao exemplo da doceria, entendemos que foram os clientes que solicitaram um sabor que não existia, e por isso a marca passou a disponibilizá-lo. Mas por que não tomar a iniciativa? Esse negócio imaginário poderia muito bem mandar um email após a compra perguntando se a pessoa tem interesse em sugerir um novo sabor, ou se ela sentiu falta de algum tipo de doce específico.

Estar aberto(a) a mudança de planos tem muita relação com ouvir os clientes: é partir do pressuposto que seu negócio pode sempre evoluir e crescer. E quem vai ajudar você a ser mais eficiente é seu cliente, a pessoa que compra o produto ou serviço que você tem para oferecer.

Lembre-se de que o email marketing não é só um “tubo” por onde você empurra coisas para as pessoas. Ao contrário: é um canal de comunicação que envia e recebe mensagens, uma via de mão dupla.

11. Busque oportunidades de separar seus clientes em grupos (segmentação)

Uma vez que comece a fazer email marketing, você vai começar a observar os diferentes tipos de cliente que você tem. Lembra o que falamos sobre a persona e o cliente ideal? A maioria das empresas têm mais de um tipo de cliente, e saber separar esses grupos em diferentes segmentações é essencial para crescer o seu marketing.

No mesmo exemplo da doceria, poderíamos imaginar que temos clientes fazendo aniversário para os filhos, ou seja, um ou duas vezes por ano vão encomendar docinhos. Ou podemos imaginar pessoas que trabalham em uma grande empresa e que vão fazer um pedido sempre que alguém do setor estiver celebrando.

Quanto mais conseguimos segmentar o público do marketing, maior nossa chance de falar com a pessoa certa sobre o assunto certo. A ideia é a mesma de quando você enviou seu primeiro email marketing da vida: falar sobre algo que seja interessante para quem está te ouvindo.

12. Considere as opções para ampliar o seu conteúdo

Falando em primeira vez, é importante que você se disponha a seguir aprendendo. Ao começar a fazer email marketing, é possível que bata a insegurança ou que você cometa alguns enganos. Isso é normal, mas é importante observar o que funciona e o que não deu certo para seguir melhorando.

À medida que você for sentindo mais firmeza, considere opções para ampliar seu conteúdo. Estude utilizar outros tipos de email marketing: mensagens de aniversário, newsletters, conteúdo rico.

Essas opções podem demandar um pouco mais de esforço da sua parte, mas trazem vários benefícios para o seu marketing digital e, claro, para o seu negócio.

13. Pense grande e olhe para o futuro do seu negócio

Seguindo esse passo-a-passo de como fazer email marketing, é bem possível que seu negócio cresça mais do que você estava acostumada(o) até aqui. E com uma empresa maior, os investimentos também tendem a crescer.

É muito comum que, depois de algum sucesso na estratégia de marketing digital, você queira fazer coisas novas, diferentes, maiores. Mas muita gente se tolhe de dar esse próximo passo em função do custo.

A dica aqui é buscar o ponto de equilíbrio. Considerar o quanto você vai gastar em relação aos benefícios que o seu marketing tem trazido – e que pode trazer ainda mais se você investir um pouquinho nele.

Essas considerações valem tanto para ferramentas como para a equipe. Pense grande, olhe para o futuro e para as possibilidades que ele oferece. Lembre-se de considerar um período de maturação – um erro comum é achar que mandar um email marketing hoje vai duplicar as vendas amanhã.

Fazer um email marketing, como vimos, é fácil: mas demanda que você pense um pouco antes de sair disparando mensagens para as pessoas. A boa notícia é que a conversão de vendas aumenta muito e seu investimento vale a pena.

E aí, vamos começar a fazer email marketing a partir de hoje? Conte com a gente!