Como fazer Aquecimento de IP com Mautic

Quando começamos a enviar e-mails através de um serviço de entrega de e-mails – um ESP (Email Service Provider) como o ElasticEmail, Amazon SES, Sparkpost, SendGrid, etc –, quando trocamos de servidor ou até mesmo quando contratamos um IP fixo devemos considerar o Aquecimento de IP com Mautic para obter melhores resultados.

O Aquecimento de IP significa estabelecer uma boa reputação com os ISP (Internet Service Providers) para que você possa enviar mais e-mails em menos espaço de tempo.

Ganhamos confiança dos ISP com poucos bounces e altas taxas de abertura e interação.

Aquecimento de IP e entregabilidade

Alcançar uma boa entrega de emails pode parecer difícil ou muitas vezes uma tarefa incrivelmente distante, mas é perfeitamente possível se você possuir as ferramentas certas. Também é preciso ter informações precisas para aplicar em sua estratégia de entregabilidade.

Muitas vezes a resposta está nos pequenos detalhes e muitos destes detalhes estão relacionados ao IP no qual o seu e-mail foi enviado.

Isso é mais importante ainda se você utiliza um sistema próprio de envios de e-mail ou possui um IP dedicado.

Os provedores de e-mail decidem se seu e-mail vai ou não para a caixa de entrada, spam ou promoções baseados em detalhes técnicos, no seu comportamento de envio e na sua reputação.

Portanto, quanto melhores suas práticas de envio inevitavelmente sua reputação será maior também.

Reputação e warmup do novo IP

Quando você adquire um novo IP ou muda de provedor de envio, você não possui reputação alguma e também não tem um histórico de envios com seu novo IP. Portanto, você precisa iniciar o aquecimento (warmup) do seu novo IP. Isso significa construir uma boa reputação inicial para este IP.

Afinal, como você enviará e-mails sem possuir uma reputação? Para fazer o warmup do IP, você deve iniciar com um volume pequeno de e-mails para os contatos mais engajados da sua lista. Com o tempo, você pode aumentar esse volume, até que você alcance toda a sua lista de contatos.

Nosso objetivo na Powertic é garantir que você tenha as ferramentas certas, além do conhecimento necessário para que você possa alcançar o maior número possível de e-mails na inbox (caixa de entrada).

Nosso trabalho é monitorar tudo que envolve suas campanhas, seu blog, seu website, seu e-mail, seu domínio, seu IP, seu Mautic e sua reputação.

Neste guia vamos mostrar como iniciar o envio de emails através de SMTP próprio ou de um outro serviço de e-mail com IP dedicado. Vamos ensinar como fazer isso sem os problemas comuns com ISPs, delays ou falhas de entrega.

Este documento é baseado em guias dos principais ISPs, como Google e Hotmail, e também em nosso conhecimento acumulado com o monitoramento de dezenas de IPs na Powertic.

Por que fazer o Aquecimento de IP Dedicado?

Como falamos, no aquecimento de IP você inicia o envio de pequenos volumes para sua lista mais quente através de um novo IP dedicado, e então aumenta sistematicamente o seu volume de envios em um período de tempo. Isso dá tempo ao ISP para reconhecer, avaliar e ajustar os parâmetros da sua política e práticas de envio.

Esse processo auxilia a construção do seu histórico em cada um dos provedores de e-mail para os quais você enviar, incluindo Gmail, Hotmail, Yahoo!, Locaweb, etc.

Durante o período de aquecimento do IP, o ISP avalia o seu comportamento de envio, o conteúdo oferecido e o engajamento da sua audiência. Também monitora a higienização da sua lista e como você está comprometido a enviar informações relevantes para seus contatos.

Olhando pela perspectiva do ISP, o período de aquecimento permite aos provedores obter confiança no seu IP e aprender mais sobre o seu volume comum de envios. Assim, eles podem identificar atividades suspeitas ou irregulares com o seu novo IP futuramente.

Os Spammers – ou seja, aqueles que enviam spam – são conhecidos por alagar caixas de entrada com e-mails maliciosos por passar de IP por IP para burlar os parâmetros de segurança dos ISP.

Vantagens extras do aquecimento de IP

Enquanto o ISP está avaliando sua entrega de emails no período de aquecimento, você pode tirar outras grandes vantagens durante esse tempo.

Sua equipe pode encontrar e corrigir problemas de entregabilidade, problemas técnicos e de conteúdo – antes mesmo do início do envio de grandes volumes de e-mails.

Além disso, poderá determinar quais provedores estão suprimindo seus e-mails, checar quais são suas taxas de entrega por campanha, domínio, dia e hora. Estas informações são extremamente valiosas para melhorar sua entregabilidade e consequentemente sua reputação.

O Aquecimento de IP é um momento perfeito para avaliar seu conteúdo e o engajamento da sua audiência. Esses dados ajudam a determinar quais e-mails geram mais ou menos respostas.

Ao enviar pequenos volumes, sua equipe ainda pode identificar tendências. Assim, quando o seu IP estiver aquecido, você poderá enviar somente os e-mails bons para sua base de contatos.

Portanto o momento que você está aquecendo o seu IP é uma oportunidade única para testar e otimizar totalmente sua campanha, identificando pontos de engajamento, pontos de rejeição, e até mesmo pontos de cancelamentos de inscrição ou marcações de spam. Tudo isso vai facilitar a vida da sua equipe quando seus e-mails estiverem prontos para envio em massa.

Aqui na Powertic, acompanhamos a construção de e-mails dos nossos clientes para detectar problemas com HTML, imagens e peso do e-mail, além de outros detalhes como a autenticação DKIM, SPF e DMARC.

Como realizar o IP Warmup

Existem várias etapas para fazer o warmup do IP. Algumas são mais técnicas, envolvendo DNS e DKIM, outras são mais pragmáticas, como a quantidade de envios no período, os contatos escolhidos (leads quentes) e a velocidade do envio.

DNS e registros MX, SPF, DKIM e DMARC

A primeira coisa que devemos fazer quando queremos iniciar o aquecimento de IP com Mautic é ter certeza de que todas as entradas DNS estão configuradas corretamente antes do primeiro e-mail ser enviado.

Isso inclui os registros MX do seu provedor de e-mail, as autenticações SPF e DKIM e o DMARC.

Quantidade de disparos durante o aquecimento de IP

A quantidade de e-mails que você enviará durante o período de aquecimento de IP depende do tamanho da sua base de contatos. Mas, em muitos casos, é necessário enviar e-mails o suficiente, em uma frequência específica necessária para que os ISPs determinem a sua reputação.

Como regra geral, para aquecer um novo IP você pode enviar entre 50.000 e 150.000 e-mails em um período de 30 dias.

Portanto, se sua base de contatos for pequena (em torno de 10 mil contatos) você não precisa se preocupar com o aquecimento de IP por enquanto.

Quanto mais os sistemas de reputação armazenarem dados por um período de 30 dias, melhor será sua reputação baseado no histórico de envios.

Entenda que você não poderá interromper sua atividade de envio por 30 dias ou mais, pois do contrário você precisará iniciar tudo do zero.

Segmentação de contatos quentes para o warmup

O maior desafio do warmup de IP é onde começar. Primeiro você deverá segmentar seus melhores contatos, ou seja, aqueles que possuem o melhor engajamento, para que você comece com o pé direito.

Lembre-se de que contatos frios – aqueles que não interagem mais com seus e-mails – são prejudiciais para sua entregabilidade e podem ser ainda mais danosos no período de aquecimento de IP. Evite estes contatos.

Uma vez que você segmentou os contatos, você deverá determinar a quantidade de envios que será feito para esta base nas próximas semanas. A definição do que enviar, quando enviar e para quem enviar é fundamental neste processo, que pode demorar até 60 dias se você for conservador.

Duração do aquecimento do IP e velocidade de envios

Geralmente o período de aquecimento de IP dura 30 dias, mas você pode acelerar o processo e tentar realizar o aquecimento em até 15 dias. Para determinar a velocidade de envio você deverá analisar os resultados.

Se você tem boa taxa de entrega com boa taxa de abertura e engajamento, então você pode começar a enviar mais volume de e-mails para acelerar o processo de aquecimento.

Mas se você encontrar problemas nos primeiros envios, tire o pé do acelerador e envie menos e-mails.

Emails diários para todos os ISPs

Importante: você precisa aquecer o seu IP para cada ISP, mas tenha em mente que você deve enviar um bom volume de e-mails por dia.

Não envie e-mails para o Hotmail na segunda-feira, para o Gmail na terça-feira e para o Yahoo! na quarta-feira, pois seu e-mail será considerado esporádico e seus “limites” de envio serão reduzidos.

Se você ficar muito tempo sem enviar e-mails no período de aquecimento, você não conseguirá construir uma sólida reputação com os provedores (ISPs).

Iniciando o aquecimento de IP com Mautic

Você precisa de uma boa estratégia para fazer o warmup seu IP devidamente. Adotar a estratégia errada pode custar caro a longo prazo. Por isso, vamos detalhar aqui o passo-a-passo para você iniciar o aquecimento de IP com Mautic.

Lembre-se que a sua reputação é baseada em 30 dias e que, se você errar no primeiro dia, poderá ficar os outros 30 dias com sérios problemas.

A importância do aquecimento de IP é percebida quando não se atenta aos detalhes iniciais e a todo o seu projeto de entregabilidade a curto, médio e longo prazo.

Veja abaixo alguns planos para sua equipe aplicar no seu período de aquecimento do IP:

Aquecimento de IP com Mautic para envio de Email Marketing (Broadcast)

1. Divida o total de envios mensais por 30. Então, faça envios regulares ao longo dos primeiros 30 dias.
2. Se você envia em torno de 150 mil e-mails por mês, inicie o aquecimento enviando 5 mil emails por dia no primeiro mês.
3. Divida o total de envios mensais por 15. Então, faça envios regulares ao longo dos primeiros 15 dias.
4. Se você envia em torno de 150 mil e-mails por mês, inicie o aquecimento enviando 10 mil emails nos primeiros 15 dias. Se você encontrar problemas diminua o número de envios.

Aquecimento de IP com Mautic para envio de Emails Individuais (Transacionais)

1. Se você já enviar milhares de emails e decidir utilizar um IP dedicado, deverá migrar suas campanhas por um tempo.
2. Divida seus e-mails mais engajados e comece enviando e-mails aos poucos, baseados na programação acima.
3. Você também pode migrar seus contatos mais engajados aos poucos para o novo IP.
4. Tipicamente um novo negócio vai crescendo organicamente e, como o número de e-mails transacionais é baseado no número de clientes, você estará automaticamente aquecendo o seu novo IP conforme sua empresa cresce.

O Aquecimento de IP não é necessário para novos negócios.

Cuidados durante o Aquecimento de IP com Mautic

Comece enviando poucos e-mails com seu novo IP para listas que você realmente tem uma boa taxa de abertura e interação. A última coisa que você poderá fazer é enviar grandes quantidades de email logo de início, pois o ISP ainda não tem registros de recebimentos do seu novo IP, e assim talvez seu e-mail nunca veja a caixa de entrada.

Lembre-se: Quantos mais pessoas abrem seus e-mails, quanto mais pessoas clicam em seus links ou até mesmo respondem suas mensagens, melhor sua reputação com aquele ISP.

Já falamos aqui sobre os benefícios do delay no envio de e-mails e muitas vezes você pode reduzir este delay com uma boa reputação. Quanto mais sua reputação cresce com Hotmail, Gmail, Yahoo!, iCloud, mais e-mails eles aceitarão em um curto espaço de tempo.

Você vai ouvir diversas opiniões sobre o delay e sobre quantas mensagens cada ISP aceita por hora ou por dia quando você começa a entregar estas mensagens através de um novo IP. Mas o mais importante é entender as respostas de cada ISP quando eles falam sobre falhas na entrega de e-mails. Uma boa gestão de bounces é essencial nesse processo.

Fique atento nos logs do seu serviço de entrega de e-mail. Observe se os ISP estão rejeitando suas mensagens, se estão aplicando delay, ou se seu domínio está bloqueado.

Você deverá ajustar a quantidade de mensagens que envia por dia e até mesmo por hora. No Mautic você pode fazer isso limitando o número de leads processados nas tarefas Cron.

Como saber se meu IP já está aquecido

A melhor maneira de saber se seu IP está aquecido é olhando quantas mensagens foram realmente entregues quando você enviar suas campanhas.

No Sparkpost por exemplo, você tem nos relatórios o número de mensagens que estão em delay, rejeitadas e com bounce. Quanto menor esse número, melhor sua reputação.

Você deve obter informações com o seu provedor de e-mails. O seu provedor deve auxiliar você a analisar seus relatórios, oferecer recomendações para aquecer seu IP adequadamente e prevenir problemas de entregas que podem baixar sua entregabilidade a longo prazo.

Paciência é a chave do sucesso

Muitas vezes você fica ansioso para enviar seus e-mails para toda a sua lista e fechar o maior número de negócios possíveis, mas pode colocar sua reputação em risco. Por isso, paciência é a chave do sucesso quando o assunto é aquecimento de IP.

É muito difícil reparar a má reputação que seu IP pode receber se você não fizer o warmup. Desde que a reputação é calculada em um período de 30 dias, você pode ter quatro semanas ou mais para reparar sua reputação, e cada dia que você possuir má reputação pode custar muito dinheiro a você.

Quando você realmente estiver aquecido, você perceberá um número maior de taxa de aberturas, pois mais mensagens chegam no inbox e também há mais velocidade na entrega dos e-mails.

Considerações sobre o Aquecimento de IP

Durante o aquecimento de IP, deve-se levar em consideração que cada ISP possui suas próprias regras, e que existem diversos fatores que podem ser aplicados para uma empresa e não aplicados para outras.

Portanto, se você não obtiver bons resultados durante o aquecimento do IP, procure consultores de entregabilidade como a Powertic para analisar e reportar sua entrega, seu conteúdo e os detalhes técnicos para que seu aquecimento obtenha o sucesso desejado.

Aquecer o seu novo IP dedicado é parte essencial da sua estratégia de entrega de e-mails. Com as ferramentas certas e o conhecimento aplicado, você pode ter resultados formidáveis com seu e-mail marketing ou transacional.

A Powertic fornece todo o monitoramento da sua entrega, oferecendo as melhores ferramentas de envio no seu próprio servidor, e também monitora seu IP em blacklists, analisa o conteúdo sobre erros técnicos de HTML, palavras consideradas spammers e outros problemas diversos que podem reduzir sua entrega de e-mails.

Um grande abraço e até a próxima!